Was zeichnet eine erfolgreiche Messe- und Eventlogistik aus?
In der Messe- und Eventlogistik werden die Verantwortlichen mit großen Herausforderungen konfrontiert. In der heutigen Zeit verbreiten sich Informationen in einem so rasanten Tempo, dass Ereignisse, die vor wenigen Jahren noch für Aufsehen gesorgt hätten, nun keinerlei Reaktion mehr hervorrufen. Dadurch veränderte die fortschreitende Digitalisierung die Definition einer erfolgreichen Event- und Messelogistik.
Was versteht man unter Messe- und Eventlogistik?
Diese Begriffe beschreiben sämtliche notwendigen Aktivitäten, denen für die reibungslose Durchführung eines Events oder einer Messe nachgegangen werden. Häufig bezeichnet man dabei die Eventlogistik ebenfalls als Veranstaltungslogistik. Prinzipiell umfasst sie neben der Verpflegung der Besucher ebenfalls die An- sowie Abfahrt, das Entleeren der Mülleimer und sogar die Planung sämtlicher Personen-, Material- und Informationsflüsse. Dabei unterscheiden sich diese beiden Bereiche grundlegend von der Logistik, die in industriellen Wertschöpfungsketten benötigt wird. Die größten Herausforderungen stellen hierbei die Planung, Inszenierung und die Einzigartigkeit der Events dar. Eine Spedition, welche Eventlogistik anbietet ist beispielsweise die Europfast Internationale Spedition GmbH.
Erfolgreiche Messen und Events müssen einzigartig sein
Sowohl gewöhnliche Messen als auch spezielle Events finden in Deutschland täglich statt. Aus diesem Grund ist eine beliebige Messe schon längst keine einzigartige Veranstaltung mehr. Während vor einigen Jahren annähernd jedes spezielle Event und jede Messe Besucher von nah und fern angezogen hat, müssen Eventlogistiker heutzutage konkrete Argumente vorbringen, weshalb sich ein Besuch dieser Veranstaltung für die Besucher lohnt.
In der Regel werden Messen und Events deshalb an wechselnden Orten veranstaltet und mit einem einzigartigen Rahmenprogramm versehen. Diese Eigenschaften sollen gewährleisten, dass die Veranstaltung ein besonderes Event für die Besucher darstellt und diese sich für eine Teilnahme interessieren. Aus diesem Grund werden Veranstaltungslogistiker an jedem Veranstaltungsort mit neuen spezifischen Aufgaben konfrontiert. Diese treten in der Regel nahezu einmalig auf und erfordern daher eine stetige Einarbeitung in neue Themen- und Aufgabengebiete. Eine Fehlentscheidung hat hierbei fatale Folgen, denn anders als in der industriellen Logistik können Lösungen nicht erprobt werden, sondern müssen direkt beim ersten Versuch fehlerfrei funktionieren. Da auf diese Weise kein Lerneffekt eintreten kann, müssen sämtliche Entscheidungen auf subjektiven Erfahrungswerten beruhen.
Ein Event muss vollständig inszeniert sein
Eine erfolgreiche Event- und Messelogistik zeichnet sich vor allem durch die Freisetzung starker Emotionen beim Besucher aus. Diese vorzugsweise positiven Emotionen sollen dem Besucher möglichst lange im Gedächtnis bleiben und dadurch die Veranstaltung zu etwas Einzigartigem machen. Sowohl eine sich wiederholende Messe als auch ein einmaliges Event kann diese große Wirkung nicht von selbst bei einem Besucher erzielen. Hierbei genügt es nicht, lediglich ein Rahmenprogramm oder Thema für die Veranstaltung zu definieren. Sämtliche großen Ereignisse der Veranstaltung müssen bereits im Vorfeld feststehen und ein konkretes Ziel verfolgen. Nur diese vollständige Inszenierung ermöglicht die Veranstaltung eines erfolgreichen Events.
Dabei wird die Logistik vor komplexe Aufgaben gestellt. Wird die Veranstaltung in einer Umgebung geplant, in welcher auf keine Küchen, Parkplätze oder Sanitäranlagen zurückgegriffen werden kann, müssen diese von der Logistik beschafft werden. Hierbei werden bei der temporären Logistiklösung sowohl hohe Planungs- als auch Koordinationsfähigkeiten benötigt. Darüber hinaus erhöhen benötigte Ton- und Lichttechniken sowie spezielle Messebauten die Komplexität der Logistik. Da diese sehr empfindlich sind, müssen besondere Vorkehrungen beim Be- sowie Entladen und dem Transport getroffen werden.
Die Herausforderung der Planmäßigkeit
Bei jeder großen Veranstaltung machen sich die Verantwortlichen im Vorfeld viele Gedanken über die möglichen Highlights. Auch in der Veranstaltungslogistik werden mehrere unterschiedliche Szenarien für eine Messe oder ein Event durchgeplant, um festzustellen, welches Szenario weiterverfolgt wird. Eine erfolgreiche Event- und Messelogistik muss auf jedes Szenario vorbereitet sein und dafür sorgen, dass sämtliche Situationen planmäßig verlaufen. Aus diesem Grund stehen auch bei der Veranstaltungslogistik die zentralen Aufgaben der Lagerung und des Transports von Gütern im Vordergrund.
Hierbei kann die Logistik sowohl selbst als Lieferant auftreten und in Form eines Spediteurs die Güter transportieren oder zahlreiche Direktlieferanten koordinieren. Eine steigende Anzahl der Messeteilnehmer führt dabei ebenfalls zu einer steigenden Anzahl an Schnittstellen, die beachtet werden müssen. Nur durch eine effiziente Planung, Steuerung und Koordination können die Versorgungsaufgaben ordnungsgemäß erfüllt werden. Dabei übernimmt die Logistik ebenfalls die Kontrollfunktion. Die Logistik sorgt daher stets für die Definition bindender Termine für die An- und Ablieferung sämtlicher Güter. Dadurch wird eine fließende und kostengünstige Abwicklung der Versorgungsvorgänge ermöglicht. Letztlich werden in einer erfolgreichen Event- und Messelogistik ebenfalls die Personenströme umfassend koordiniert. Hierbei wird darauf geachtet, dass sich die Spitzen und Tiefen der Personenströme von Zuschauern, VIPs, Medienleuten und Mitarbeitern stets antizipieren.
Weitere Informationen über die Digitalisierung der Veranstaltungslogistik finden Sie unter http://www.journalexpert.de/events-organisieren-warum-ist-der-platz-1-so-wichtig-2387.